Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục chốt bảo hiểm xã hội là thủ tục thường xuyên được thực hiện trong doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần trang bị cho mình đầy đủ giấy tờ cần thiết để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Nội dung bài viết dưới đây Việt Luật sẽ cung cấp bạn đọc kiến thức cần thiết để thực hiện.

1. Trường hợp chốt sổ bảo hiểm xã hội

Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội nghỉ việc do hợp đồng hết hạn và không được gia hạn; theo thoả thuận do người lao động với doanh nghiệp; người lao động hết tuổi lao động; các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động khác theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội từ cơ quan bảo hiểm huyện/ quận này sang cơ quan bảo hiểm quận huyện khác.

2. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội

Người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động khi thuộc trường hợp chốt sổ bảo hiểm xã hội. Đồng thời phải trả các giấy tờ liên quan, giấy tờ khác đã giữ của người lao động. Việc chốt sổ bảo hiểm chỉ là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Do vậy, nếu người sử dụng lao động không thực hiện trách nhiệm này của mình thì người lao động có thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ mà không cần phụ thuộc hay chờ đợi công ty.

3. Trình tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội đối với người sử dụng lao động

- Thực hiện thủ tục Báo giảm lao động khi người lao động nghỉ việc
Hồ sơ báo giảm lao động:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội.
+ Danh sách người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội.
+ Bảng kê thông tin.
+ Tờ bìa sổ Bảo hiểm xã hội hoặc nếu người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần thì cung cấp các tờ rời của sổ.
+ Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động/ Bản sao hợp đồng lao động hết hạn/ Bản sao quyết định chuyển/ Bản sao quyết định nghỉ việc,...
+ Thẻ Bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động.
Doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc có thể nộp qua hình thức trực tuyến quan mạng. Hiện nay thì hình thức nộp trực tuyến được thực hiện phổ biến hơn vì tính thuận lợi của nó.
Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan bảo hiểm nhận đủ hồ sơ của người sử dụng lao động, cơ quan Bảo hiểm xã hội kiểm tra xem xét hồ sơ nếu hợp lệ thì sẽ hoàn tất thủ tục báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội.
- Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ
+ Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội
+ Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu quy định.
Doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán hết số tiền đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động nếu không thì cơ quan bảo hiểm xã hội vẫn cập nhập số tiền đóng bảo hiểm xã hội bình thường vì cho rằng người lao động còn tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty. Khi cơ quan bảo hiểm hoàn tất hồ sơ thì sẽ  trừ lại số tiền phải đóng.
Hình thức nộp hồ sơ báo chốt sổ bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm qua đường bưu điện hoặc đến cơ quan bảo hiểm nộp trực tiếp. Thời hạn giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp sẽ là 7 ngày và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi người lao động sổ bảo hiểm xã hội và tờ rời sổ.
Lưu ý của Việt Luật dành cho bạn:
Nếu doanh nghiệp tiến hành hai thủ tục  báo giảm và báo chốt cho người lao động cùng một lúc thì doanh nghiệp có thể nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì doanh nghiệp phải tiến hành nộp hồ sơ trong vòng 7 ngày. Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt sổ muộn hơn thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp theo quy định của pháp luật.

4. Trình tự chốt sổ bảo hiểm đối với người lao động

Hồ sơ báo giảm/ chốt sổ bảo hiểm của người lao động cũng tương tự với người sử dụng lao động nhưng có thêm một vài giấy tờ khác:
+ Báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội
+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội
+ Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động
+ Đơn đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội
+ Văn bản giải trình trong đóng tóm tắt quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, lý do tự chốt sổ bảo hiểm xã hội.
+ Sổ bảo hiểm xã hội, các tờ rơi.
+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội
Trên đây là tư vấn của công ty tư vấn Việt Luật về thủ tục chốt sổ bảo hiểm. Nếu bạn đọc có thắc mắc nào liên quan đến thủ tục chốt sổ bảo hiểm thì có thể liên hệ Việt Luật để được tư vấn hỗ trợ. Mọi thắc mắc liên quan đến thủ tục chốt sổ, doanh nghiệp có thể liên hệ 19006199 để được tư vấn, hỗ trợ.